Collaborateur-ice administratif – Poste en CDI à 50-60%
Rattachement hiérarchique
Le-La collaborateur-ice administratif-ive est placé-e sous la responsabilité de la Secrétaire générale et du Secrétaire général adjoint des Vert-e-s genevois-es.
Mission générale
La-le collaborateur-ice administratif-ive assure le suivi administratif, comptable et logistique des activités des Vert-e-s genevois-es et apporte un soutien au Secrétariat général. Dans l’exercice de ses fonctions, elle-il travaille en lien avec les membres du Secrétariat général, les sections municipales, les élu-e-s, les prestataires externes et les partenaires des Vert-e-s genevois-es.
1. Comptabilité
Pour le compte des Vert-e-s genevois-es et de la section des Vert-e-s Ville de Genève
- Paiement des factures et transmission à la fiduciaire externe
- Traitement et classement des factures en fonction des retours de la fiduciaire et de la numérotation des pièces comptables
- Gestion de la caisse
- Suivi du bouclement des comptes annuels des Vert-e-s genevois-es, des Vert-e-s Ville de Genève et des sections municipales Vertes en collaboration avec une fiduciaire
- Gestion des rétrocessions auprès des élu-e-s et des attestations d’impôts
- Suivi et vérifications du versement des rétrocessions par les élu-e-s, extraparlementaires (commissaires dans les CODOF, juges professionnels, juges assesseurs).
- Etablissement de factures et suivi de la refacturation aux sections.
- Aide à l’élaboration de budget annuel et suivi mensuel du budget
2. Ressources humaines
- La gestion des salaires est faite par un fiduciaire externe. Relais des informations relatives à l’entrée de nouveaux-elles collaborateurs-ices et informations pertinentes concernant les assurances sociales et autres.
- Tenue à jour des dossiers du personnel
- Accompagnement du secrétariat général dans l’application du règlement interne de travail et dans les domaines liés aux RH (contrat de travail, rémunération)
- Suivi avec l’employé-e de ménage
3. Gestion des membres
- Administration de la base de données des membres
- Accueil administratif des nouveaux-elles membres
- Suivi régulier des nouveaux-elles membres, en lien avec le-la collaborateur-rice politique en charge de la mobilisation
- Envoi et gestion des cotisations et des appels à don
4. Administration et logistique
- Accueil au Secrétariat et permanence téléphonique : répondre aux appels entrants, rediriger le cas échéant
- Organisation d’événements du parti (Congrès, AG, fêtes, événements publics, etc.)
- Gestion des autorisations administratives
- Etablissement de l’agenda annuel du parti et gestion logistique (mise à jour en ligne, HebdomaVert, réservation de salles)
- Traitement de la correspondance interne/externe, y compris ceux reçus sur le site internet et le compte info@verts-ge-ch et des appels téléphoniques
- Suivi des messages entrants sur le site internet
- Gestion du local et de l’économat, référence auprès des prestataires ainsi que la régie concernant le local
5. Soutien administratif aux actions politiques (votations, élections, IN, référendums)
- Suivi administratif des campagnes de votation et de récolte de signatures : initiative, référendum, prises de position
- Appui à la gestion administrative et financière des budgets de campagne : facturation des partenaires, suivi des factures prestataires et contrôle budgétaire.
- Soutien administratif et logistique au Secrétariat général dans la préparation des différentes échéances politiques du parti.
6. Divers
- Apporter un soutien administratif aux membres du Secrétariat général en fonction des besoins
- Effectuer toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du Secrétariat général et aux activités des Vert-e-s genevois-es, en fonction des besoins de l’organisation.
Prérequis
- CFC employé-e de commerce ou titre jugé équivalent
- Aisance rédactionnelle
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle.
- Des connaissances en comptabilité un atout (notamment Crésus).
- Des connaissances dans la gestion de bases de données un atout.
Compétences
- Sens de l’organisation et des priorités
- Rigueur, indépendance et fiabilité
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Bon entregent et aisance relationnelle
- Adhésion aux valeurs des Vert-e-s
Conditions
Poste à 50-60% annualisé. 6 semaines de vacances. Salaire compris entre 40’000 CHF et 44’000 CHF en fonction de l’expérience pour un 50%.
Délai de postulation : mardi 8 septembre à minuit.
Entretiens : semaine du 14 septembre ou à définir
Début de contrat : 1er octobre